Przetwarzanie danych osobowych w ORLEN Administracja sp. z o.o. regulują przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 (ogólne rozporządzenie o ochronie „RODO” oraz krajowe przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych).
I. Administratorzy danych osobowych
Administratorami Pani/Pana danych osobowych są:
1. Fundacja ORLEN z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz
2. ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7, a także
3. Spółka Grupy ORLEN / inna Fundacja korporacyjna, które przystąpiły do niniejszego Porozumienia (lista podmiotów, które przystąpiły do Porozumienia udostępniona jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl).
Przedmiotem Wspólnych Czynności Przetwarzania są czynności związanez prowadzeniem działalności społecznej i dobroczynnej w GK ORLEN, zgodniez polityką dobroczynności ORLEN S.A., określane przez Administratorów jako procesy związane z:
a) inicjowaniem i prowadzeniem przedsięwzięć, akcji oraz działań społecznychi dobroczynnych, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
b) obsługą oraz uzyskiwaniem zgód od osób fizycznych, których dane dotyczą, na przetwarzanie danych osobowych, w związku z udziałem w przedsięwzięciach, akcjach oraz działaniach społecznych i dobroczynnych;
c) rozpatrywaniem wniosków oraz przyznawaniem, udzielaniem i rozliczaniem darowizn na rzecz Wnioskodawców zgłaszających się do Administratorów w ramach prowadzonych działań społecznych i dobroczynnych;
d) prowadzeniem baz danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentówi Wolontariuszy;
e) prowadzeniem scentralizowanych aktywności w zakresie społecznej odpowiedzialności w ramach Fundacji korporacyjnych i GK ORLEN, do której należą Administratorzy, w szczególności przy organizacji gal, debat, spotkań podsumowujących lub promujących działania związane z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów.
Razem dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymina podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2 RODO udostępniony jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl
II. Wspólne uzgodnienia między Administratorami.
W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi uzgodniliśmy zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:
a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnegoo przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych;
b) Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanychz przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;
c) Niezależnie od tego ustalenia, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do Fundacji ORLEN. W takim przypadku Fundacja ORLEN przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
III. Punkt kontaktowy
Ustanowiliśmy wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:
a) adres e-mail: iodods@orlen.pl
b) adres pocztowy: Fundacja ORLEN., Inspektor Ochrony Danych, ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa
c) numer telefonu: +48 22 778 08 53
IV. Cele przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) przyjmowania wniosków, rejestracji i obsługi aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy przez właściwego Administratora w ramach prowadzonej działalności społecznej i dobroczynnej;
b) wysyłania zaproszeń do udziału w przedsięwzięciach, akcjach i działaniach społecznych i dobroczynnych do aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
c) weryfikacji poprawności złożonych wniosków i aktualności danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy zarejestrowanych w systemach;
d) podjęcia działań niezbędnych do zawarcia, realizacji i rozliczenia umów na podstawie złożonych wniosków;
e) weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy i Beneficjentów oraz osób powiązanych, w tym badania historii składanych wniosków w celu ochrony interesów ekonomicznych i prawnych Administratorów;
f) zapewnienia bezpieczeństwa gospodarczego w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych, poprzez przeciwdziałanie i wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć na szkodę Administratorów;
g) rozpatrywania skarg i odwołań, kontaktu w związku ze świadczoną usługą, darowizną i ewaluacją współpracy;
h) promocji i komunikacji przedsięwzięć i działań związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;
i) organizacji przedsięwzięć i działań z zakresu odpowiedzialności społecznej;
j) podnoszenia jakości świadczonych usług i procesu obsługi Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
k) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorach, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”);
l) zapobiegania konfliktom interesów w procesach związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;
m) prowadzenia wysokich standardów etycznych;
n) kontroli oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych;
o) kontaktu, ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi ze wspólnymi operacjami przetwarzania danych osobowych.
V. Podstawa prawna przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:
a) zgoda na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. a RODO), w przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa ochrony danych osobowych lub uzasadnionych względami biznesowymi Administratorów, w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania, m.in. zgoda na przetwarzanie danych, w związku z udziałem w przedsięwzięciu, akcji w ramach działań społecznych i dobroczynnych Administratorów;
b) wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (zgodnie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) na podstawie
c) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikających z przepisów podatkowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz z przepisów o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości), ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, ustawy dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich w zakresie dotyczącym standardów ochrony małoletnich;
d) wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym w przypadku Administratora, który jest organizacją pożytku publicznego (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) wynikających ze statutowych działań Fundacji lub innej Fundacji korporacyjnej;
e) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratorów (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) związany z integracją i optymalizacją procesów związanych z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów i związanymi z tym komunikacją i promocją, monitorowaniem zgodności wspólnych operacji przetwarzania z postanowieniami niniejszego Porozumienia, obowiązującymi przepisami ochrony danych oraz ustalaniem, dochodzeniem i obroną przed roszczeniami, weryfikacji poprawności i kompletności danych, prowadzenie wysokich standardów etycznych, zapewnienie należytej staranności, wykrywania nadużyć oraz zapobieganie nadużyciom, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych oraz na komunikację związaną z promocją działań Administratorów;
f) przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a i lit. d RODO) wynikających z przetwarzania informacji zawartych m.in. w uzasadnieniach składanych wniosków, np. o stanie zdrowia i sytuacji materialnej dot. osoby fizycznej.
VI. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą do czasu wycofania przez Panią/Pana udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych bądź na komunikację marketingową objętych Wspólnymi Czynnościami Przetwarzania.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
VII. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności: podmiotom świadczącym usługi fakturowania, rozliczania należności, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne, archiwizacji, opracowania i dostarczania informacji gospodarczych, dostawcom usług IT, spółkom GK ORLEN, Fundacjom korporacyjnym, agencjom marketingowym - przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem.
VIII. Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Nie podanie danych osobowych może ograniczyć bądź uniemożliwić współpracę Pani/Pana bądź reprezentowanego podmiotu z Administratorem.
IX. Prawa osób, których dane dotyczą:
Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych;
b) prawo do sprostowania danych osobowych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych ( w określonych sytuacjach);
d prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
f) prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem;
g) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, o ile taka zgoda była wyrażona. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
X. Korzystanie z przysługujących praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem
w sposób wskazany w ust. III powyżej.
I Administratorzy danych osobowych
Administratorami Pani/Pana danych osobowych są ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz Spółka Grupy ORLEN/inny podmiot Grupy Kapitałowej ORLEN (lista podmiotów stanowi załącznik nr 1 do niniejszej klauzuli).
Przedmiotem Wspólnych Czynności Przetwarzania są czynności związane z prowadzeniem bazy Oferentów, zgodnie z Polityką Zakupową Grupy Kapitałowej ORLEN, określane przez Administratorów jako prowadzenie tych czynności przez Administratorów w procesach:
a) Prowadzenia bazy Oferentów/Dostawców w Systemach, w tym m.in. w ramach Systemu CONNECT,
b) Prowadzenia procesów wyboru Oferentów z wykorzystaniem Systemu CONNECT,
c) Analiza danych zakupowych (Oferentów, Dostawców, zamówień, umów, faktur)
w celu uzyskania efektu synergii w ramach zarządzania segmentowego w Grupie ORLEN w obszarze Dyrektora Wykonawczego ds. Zakupów,
Razem dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymi na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2 RODO udostępniony jest na stronie: Dane osobowe | ORLEN
II Wspólne uzgodnienia między Administratorami.
W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi uzgodniliśmy zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:
a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego
o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych;
b) Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;
c) Niezależnie od tego ustalenia, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do ORLEN S.A. W takim przypadku ORLEN S.A. przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
Więcej szczegółów znajdziecie Państwo w Porozumieniu o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg stanowi załącznik nr 2 do niniejszej klauzuli.
III Punkt kontaktowy
Ustanowiliśmy wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:
a) adres e-mail: daneosobowe.sgk@orlen.pl
b) adres pocztowy: ORLEN S.A., Inspektor Ochrony Danych, ul. Chemików 7, 09-411 Płock
c) numer telefonu: +48 24 256 00 00.
IV Cele przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) rejestracji konta w Systemie CONNECT,
b) wysyłania zaproszeń do składania ofert w aktywnych postępowaniach zakupowych i sprzedażowych (Newsletter),
c) przyjmowania ofert w postępowaniach zakupowych i sprzedażowych,
d) prowadzenia postępowań zakupowych,
e) prowadzenia aukcji zakupowych i sprzedażowych,
f) podjęcia działań do zawarcia i realizacji umów na podstawie złożonych ofert,
g) analizy ofert w bieżących oraz przyszłych procesach zakupowych,
h) weryfikacji poprawności i aktualności danych Oferentów/Dostawców zarejestrowanych w Systemach,
i) weryfikacji wiarygodności Oferentów/Dostawców, Użytkowników, osób powiązanych z Oferentem, w tym badania historii biznesowej, sytuacji prawnej, finansowej Oferentów w celu ochrony interesów ekonomicznych i prawnych Administratorów,
j) zapewnienia bezpieczeństwa gospodarczego w ramach GK ORLEN, poprzez przeciwdziałanie i wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć na szkodę spółek GK ORLEN,
k) rozpatrywania reklamacji, kontaktu w związku ze świadczoną Usługą i ewaluacji współpracy,
l) obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń,
m) dopasowania treści systemów zakupowych,
n) marketingu produktów lub usług własnych Administratorów,
o) wypełnienia obowiązków prawnych, o ile ciążą na Administratorach, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”),
p) wykrywania nadużyć oraz zapobiegania nadużyciom i nieprawidłowościami, w tym dotyczących antykorupcji,
q) zapobiegania konfliktom interesów w procesach biznesowych,
r) prowadzenia wysokich standardów etycznych,
s) pomiarów statystycznych i udoskonalenia Usługi,
t) udzielania wsparcia technicznego w zakresie funkcjonalności stosowanych Systemów, w tym „CONNECT Platformy Zakupowej Grupy ORLEN”, w tym realizacji usług utrzymania tych Systemów,
u) analizy danych zakupowych (m.in.: danych dotyczących Oferentów, Dostawców, zamówień, umów, faktur i innych danych znajdujących się w Systemach) w celu uzyskania efektu synergii w ramach zarządzania segmentowego w Grupie Kapitałowej ORLEN w obszarze Dyrektora Wykonawczego. ds. Zakupów,
v) audytów wewnętrznych i zewnętrznych, również służb powołanych do ochrony bezpieczeństwa państwa,
w) zarządzania segmentowego w GK ORLEN w zakresie obszaru zakupów.
V Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:
a) podjęcie działań przed zawarciem umowy, wykonanie umowy o świadczenie Usługi, której Użytkownik jest stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) podjęcie działań przed zawarciem umowy, wykonanie umowy na podstawie złożonej oferty, której stroną będzie lub jest Oferent (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
c) zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w celu wysyłania zaproszeń do składania ofert w aktywnych postępowaniach zakupowych i sprzedażowych (Newsletter),
d) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) związanych z płaceniem podatków, w tym prowadzenie i przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych oraz przechowywanie dowodów księgowych, dbałość o bezpieczeństwo każdego z Administratorów przed nadużyciami i nieprawidłowościami dot. antykorupcji, wypełnienie obowiązku jako Instytucji Obowiązanej. Podstawą prawną przetwarzania danych są obowiązki prawne wynikające z przepisów podatkowych (Ordynacja podatkowa, ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz z przepisów o rachunkowości (ustawa o rachunkowości), ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, ustawy o przeciwdziałaniu prania brudnych pieniędzy.
e) prawnie uzasadniony interes każdego z Administratorów (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) - w celu dopasowania treści Systemu CONNECT do potrzeb Użytkownika, zapewnienie bezpieczeństwa Usługi, a także jej ciągłe udoskonalanie, obsługi, prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy zawartej pomiędzy Oferentem a Administratorem, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, obsługi reklamacji, marketingu produktów własnych, weryfikacji poprawności i kompletności danych, prowadzenie wysokich standardów etycznych, zapewnienie należytej staranności w procesach biznesowych, wykrywania nadużyć oraz zapobieganie nadużyciom, weryfikacji wiarygodności Oferentów, analizy danych zakupowych w celu uzyskania efektu synergii w ramach GK ORLEN.
VI Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez okres w którym:
a) Usługi będą świadczone przez Administratora na rzecz Użytkownika i Oferenta,
b) Użytkownik lub Oferent posiada aktywne konto,
c) Obowiązujące są postanowienia złożonej oferty lub Oferent zawarł z Administratorem umowę na podstawie złożonej oferty oraz po zakończeniu świadczenia Usługi, zamknięciu konta lub wygaśnięciu Oferty lub zakończeniu umowy zawartej na podstawie Oferty jednak nie dłużej niż przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie - jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
W przypadku przetwarzania danych osobowych Użytkownika na podstawie udzielonej zgody w celu wysyłki Newslettera dane te będą przetwarzane do czasu jej wycofania. Wycofanie zgody nie powoduje zaprzestania przetwarzania danych osobowych, dla celów dla których istnieją inne podstawy prawne.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, weryfikacji wiarygodności Oferentów, prowadzenia marketingu produktów lub usług własnych Administratora, pomiarów statystycznych - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
VII Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności: podmiotom świadczącym usługi fakturowania, rozliczania należności, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne, archiwizacji, opracowania i dostarczania informacji gospodarczych, dostawcom usług IT, spółkom GK ORLEN, agencjom marketingowym - przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem.
VIII Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz ich nie podanie może ograniczyć współpracę podmiotu z Administratorem.
IX Prawa osób, których dane dotyczą:
Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych:
a) Prawo dostępu do swoich danych osobowych;
b) Prawo do sprostowania danych osobowych;
c) Prawo do usunięcia danych osobowych ( w określonych sytuacjach);
d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
f) Prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem.
Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
X Korzystanie z przysługujących praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.
I Administratorzy danych osobowych
Administratorami Pani/Pana danych osobowych są: ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz Spółka Grupa ORLEN / inny podmiot Grupy Kapitałowej ORLEN (lista podmiotów stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej klauzuli Administratorzy razem współadministrują Pani/Pana danymi osobowymi na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi w obszarze HR, którego wyciąg stanowi Załącznik do niniejszej klauzuli.
II Wspólne uzgodnienia między Administratorami
W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi w obszarze HR Administratorzy wspólnie uzgodnili zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności:
a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych w celach związanych z wymianą danych osobowych pracowników w celu prowadzenia spójnej polityki kadrowej w Grupie Kapitałowej ORLEN jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych,
b) Każdy Administrator w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych,
c) Niezależnie od ustalenia w pkt. b powyżej, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do ORLEN S.A. W takim przypadku ORLEN S.A. przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
III Punkt kontaktowy
Każdy z Administratorów wyznaczył swojego Inspektora Ochrony danych lub Koordynatora ds. RODO. Punktem kontaktowym, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych jest adres email każdego z Administratorów, który zebrał i udostępnił Pani/Pana dane osobowe zgodnie z listą pkt. IX.
IV Cele przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) wymiany danych osobowych pracowników w celu prowadzenia spójnej polityki kadrowej, w szczególności systemu premiowania, wynagradzania, rekrutacji, rozwoju i budowania kompetencji pracowników oraz zapewnienia wykorzystania potencjału pracowników;
b) obsługi pracowników przez właściwego Administratora;
c) zapewnienia możliwości rozwoju zawodowego pracowników Grupy Kapitałowej ORLEN będących Uczestnikami Porozumienia o współadministrowanie danymi osobowymi w obszarze HR;
d) prowadzenie analiz biznesowych związanych z efektywnością zatrudnienia oraz migracją pracowników pomiędzy Uczestnikami Porozumienia;
e) ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi ze wspólnymi operacjami przetwarzania danych osobowych.
V Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez Administratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest prawnie uzasadniony interes (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) – każdego z Administratorów, którzy podpisali Porozumienie.
VI Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów ORLEN S.A. nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia wniosku o wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. Okres przetwarzania danych może być przedłużony jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
VII Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe, każdy z Administratorów może udostępnić podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzysta przy ich przetwarzaniu w szczególności pomiotom z grupy kapitałowej, podmiotom świadczącym usługi informatyczne, doręczania korespondencji i przesyłek, doradcze, prawne, archiwizacji.
VIII Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych w związku z obsługą świadczeń socjalnych:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych,
b) prawo do sprostowania danych osobowych,
c) prawo do usunięcia danych osobowych,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy ORLEN S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu; sprzeciw można wyrazić ze względu na szczególną sytuację,
f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli chce Pani/Pan skorzystać ze swoich uprawnień, prosimy o kontakt z ORLEN S.A. lub Spółką, która przystąpiła do Porozumienia, zgodnie z danymi kontaktowymi określonymi w Załączniku poniżej. Podane dane kontaktowe umożliwiają również bezpośrednią realizację praw wynikających z obowiązujących przepisów ochrony danych osobowych w zakresie operacji przetwarzania realizowanych wspólnie przez ORLEN S.A. oraz każdego ze Współadministratorów.
IX Korzystanie z przysługujących praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej, zgodnie z listą poniżej.
I Administratorzy danych osobowych
Administratorami Pani/Pana danych osobowych są: ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz Spółka Grupa ORLEN / inny podmiot Grupa ORLEN (lista podmiotów stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu Zakładowej Działalności Socjalnej).
Administratorzy razem współadministrują Pani/Pana danymi osobowymi na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg udostępniony jest na stronie www.orlen.pl w zakładce „Odpowiedzialny biznes - Dane osobowe”.
II Wspólne uzgodnienia między Administratorami
W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi Administratorzy wspólnie uzgodnili zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności:
a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych w celach związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych,
b) Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych,
c) Niezależnie od ustalenia w pkt. b powyżej, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do ORLEN S.A. W takim przypadku ORLEN S.A. przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
III Punkt kontaktowy
Każdy z Administratorów wyznaczył swojego Inspektora Ochrony danych lub Koordynatora ds. RODO.
Administratorzy ustanowili wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:
a) adres e-mail: daneosobowe.sgk@orlen.pl,
b) adres pocztowy: ORLEN S.A., Inspektor Ochrony Danych, ul. Chemików 7, 09-411 Płock,
c) ORLEN S.A. zobowiązuje się do obsługi wyżej wymienionych punktów kontaktowych, co nie wyłącza prawa do kontaktowania się z właściwym Administratorem.
IV Cele przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) Korzystania przez Panią/Pana ze świadczeń socjalnych lub poręczania pożyczek oferowanych przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ORLEN S.A. i podmiotach które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
b) Archiwalnych będących realizacją przepisów prawa,
c) Obsługę, dochodzenie i obronę w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń,
d) W celu badania satysfakcji osób korzystających ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, określania jakości obsługi oraz poziomu zadowolenia z oferowanych świadczeń.
V Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez Administratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:
a) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), związanych z korzystaniem przez Panią/Pana ze świadczeń socjalnych oferowanych przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ORLEN S.A. i Spółkach na podstawie Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (pod warunkiem skorzystania z tych świadczeń),
b) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w celach archiwizacji,
c) prawnie usprawiedliwiony interes (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) - w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń,
d) prawnie usprawiedliwiony interes (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) - w celu badania satysfakcji osób korzystających ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
e) dane poręczycieli będą przetwarzane w celu poręczenia pożyczki zaciąganej przez pożyczkobiorcę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z umową pożyczki zawartą zgodnie z obowiązującym Regulaminem Zakładowej Działalności Socjalnej.
VI Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez okres korzystania ze świadczeń z ZFŚS lub wymaganego prawem okresu w związku z poręczeniem oraz przez okres zastrzeżony przepisami prawa, nie krócej niż do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń.
VII Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności:
a) podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa,
b) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, w celu obsługi korespondencji oraz realizacji i obsługi świadczeń socjalnych w ORLEN i podmiotach, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
c) członkom Komisji Socjalnej, o której mowa w Regulaminie Zakładowej Działalności Socjalnej w zakresie jej działania i podejmowania decyzji,
d) Klubowi Seniora, upoważnionym Członkom Rad Klubu Seniora - w zakresie działań przez nich realizowanych, tj. organizacji spotkań i wycieczek.
VIII Informacja o wymogu podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika w szczególności z przepisów prawa, tj. z Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
IX Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych w związku z obsługą świadczeń socjalnych:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych,
b) prawo do sprostowania danych osobowych,
c) prawo do usunięcia danych osobowych,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
f) prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem.
Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
X Korzystanie z przysługujących praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.
Oświadczenie
Niniejszym oświadczam, iż:
a) zapoznałam/em się z klauzulą informacyjną dla osób korzystających ze świadczeń socjalnych oferowanych, w ramach wspólnej działalności socjalnej ORLEN S.A. i podmiotów, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
b) zobowiązuję się niezwłocznie przekazać treść klauzuli informacyjnej osobom/członkom rodziny, których dane osobowe przekazuję w celu korzystania ze świadczeń oferowanych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ORLEN S.A. i podmiotów, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej”.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest ORLEN Administracja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Płocku, 09-411 ul. Chemików 7 (dalej: „ORLEN Administracja sp. z o.o.”). Kontaktowy numer telefonu do administratora danych: (24) 365 55 56.
2. Inspektor ochrony danych
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w ORLEN Administracja sp. z o.o. służy następujący adres email: daneosoboweadm@orlen.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się także pisemnie na adres siedziby ORLEN Administracja sp.z o.o., wskazany w pkt 1, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych“. Dane dot. Inspektora Ochrony Danych dostępne są również na stronie https://administracja.orlen.pl w zakładce „Kontakt”.
3. Cele przetwarzania
Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłoszonym przypadkiem naruszenia prawa, na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Administracja sp. z o.o. Pana/Pani danych osobowych w celach wskazanych w ust. 3 powyżej jest:
a. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Administracja sp. z o.o. wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów (zgodnie z art. 6 lit. c RODO),
b. dobrowolnie wyrażona przez Pana/Panią zgoda, w przypadku gdy przetwarzanie Pana/Pani danych
osobowych będzie wymagało tej podstawy prawnej (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
5. Odbiorcy danych
Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych osobowych, przetwarzanych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym Pana/Pani dane osobowe mogą być udostępnione przez ORLEN Administracja sp. z o.o. wyłącznie uprawnionym podmiotom, w trybie określonym przez obowiązujące przepisy prawa.
6. Okres przechowywania danych
Pana/Pani dane osobowe zawarte w zgłoszeniu będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze podjęte w wyniku Pana/Pani zgłoszenia lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Informacja o wymogu podania danych
Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów podanie przez Pana/Panią swoich danych osobowych jest dobrowolne i nie jest wymagane do podjęcia przez ORLEN Administracja sp. z o.o. czynności związanych z rozpatrzeniem zgłoszonego przez Pana/Panią przypadku naruszenia prawa, jednakże podanie przez Pana/Panią swoich danych kontaktowych może w pewnych okolicznościach ułatwić i przyspieszyć obsługę dokonanego przez Pana/ Panią zgłoszenia.
8. Prawa osób, których dane dotyczą:
1. Posiada Pan/Pani prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do danych osobowych,
b) prawo żądania sprostowania danych osobowych,
c) prawo żądania usunięcia danych osobowych,
d) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje jedynie do tych danych, które przetwarzamy na podstawie zgody,
f) prawo do wycofania zgody w dobrowolnym momencie.
Żądanie dotyczące realizacji ww. praw należy zgłaszać na adres poczty elektronicznej: daneosoboweadm@orlen.pl lub adres siedziby ORLEN Administracja sp. z o.o. wskazany w pkt. 2 z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”
2. Przysługuje Panu/Pani także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO.